Las empresas que trabajan con la innovación también deben asegurarse de que sus procesos internos se mantengan al ritmo del cambio tecnológico.
A medida que las operaciones crecen, los controles manuales, las hojas de cálculo paralelas y los sistemas desconectados pueden convertirse en obstáculos para la productividad.
La información se fragmenta, las conferencias aumentan y las decisiones importantes llegan a depender de datos que no siempre están actualizados ni son del todo fiables.
Este era el escenario al que se enfrentaba Venturus, una institución brasileña que opera en los ámbitos de la tecnología, la investigación, el desarrollo y la innovación. En su búsqueda de una plataforma capaz de integrar información y respaldar sus siguientes pasos de crecimiento, la organización encontró en Oracle NetSuite una base más ágil y fiable, mejor preparada para las operaciones globales.
Venturus: la tecnología y la innovación como esencia del negocio.
Venturus opera en el desarrollo de soluciones de software, estrategias digitales, implementación de inteligencia artificial y optimización de la producción.
Su trayectoria comenzó en 1995, cuando aún se llamaba Informat, y ha estado marcada por diferentes ciclos de evolución, expansión y actualización tecnológica.
En el momento que se describe en el estudio de caso, la institución llevaba casi 30 años en el mercado y contaba con aproximadamente 650 empleados. Desde entonces, ha seguido creciendo.
Actualmente, Venturus afirma contar con más de 800 profesionales, además de mantener unidades en Campinas, Manaus y Atlanta, en Estados Unidos.
Esta evolución refuerza la importancia de construir una estructura de gestión preparada para adaptarse a los nuevos mercados y a los mayores niveles de complejidad.
Para una institución que ayuda a otras empresas a desarrollar su futuro, lidiar con el cambio constante forma parte de la rutina. Sin embargo, el crecimiento también ha traído consigo un desafío interno: garantizar que los procesos administrativos y financieros evolucionen al mismo ritmo que las operaciones.
El reto de los procesos manuales y la información fragmentada.
Antes de Oracle NetSuite, Venturus seguía dependiendo de diferentes sistemas y hojas de cálculo para gestionar información operativa importante.
Los datos estaban dispersos en diversas herramientas, lo que requería actividades manuales de consolidación, verificación y actualización. Esta situación redujo la agilidad del equipo y dificultó la creación de una visión única y fiable del negocio.
Cuanto más crecía la institución, mayor era el esfuerzo necesario para recopilar información. En lugar de dedicar su tiempo a analizar resultados y fundamentar decisiones, parte del equipo debía dedicarse a tareas operativas, como localizar datos, comparar registros y corregir discrepancias.
Además de afectar a la productividad, la fragmentación incrementó los riesgos relacionados con la coherencia de la información financiera.
La dificultad para registrar las transacciones en moneda extranjera.
Un ejemplo claro se dio en el procesamiento de pedidos de artículos en otras monedas. Venturus no pudo incluir directamente la moneda original en el pedido.
Por lo tanto, era necesario registrar un valor proyectado, ya convertido. Al final del proceso, las diferencias de conversión podían generar errores y discrepancias en los valores.
Para una organización con clientes globales y planes de expansión internacional, esta limitación representaba algo más que un simple problema operativo.
Podría afectar a la exactitud de los registros, a la planificación financiera y a la capacidad de realizar un seguimiento de los contratos celebrados en diferentes divisas.
La empresa necesitaba una plataforma que no solo centralizara los datos, sino que también ofreciera los recursos adecuados para gestionar una operación cada vez más conectada con el mercado internacional.
La búsqueda de una plataforma integrada y fiable.
Ante este panorama, Venturus buscaba un sistema ERP robusto capaz de integrar la información financiera, administrativa y de proyectos en un único entorno.
La opción elegida fue Oracle NetSuite OneWorld. Esta plataforma permitía integrar los datos y procesos de contabilidad, compras y proyectos en un único sistema.
Gracias a la centralización de la información, las distintas áreas comenzaron a trabajar con la misma base de datos. Esto redujo la dependencia de las hojas de cálculo, disminuyó la necesidad de transferencias manuales y aportó mayor fiabilidad a los procesos.
En lugar de buscar información en diferentes herramientas, los equipos comenzaron a acceder a datos integrados y actualizados dentro de una única plataforma.
Más que simplemente implementar un ERP: una oportunidad para revisar los procesos.
La implementación de Oracle NetSuite representó algo más que la simple sustitución de sistemas antiguos.
El proyecto brindó a Venturus la oportunidad de revisar sus procesos, identificar áreas de mejora e implementar nuevos controles. En lugar de simplemente replicar las rutinas existentes dentro del sistema ERP, la organización aprovechó el cambio para replantearse la forma en que se realizaban las actividades financieras y administrativas.
Este movimiento impulsó una transformación significativa dentro del sector financiero. Se reorganizaron los procesos, los controles se estructuraron mejor y la información adquirió mayor trazabilidad.
El sistema se convirtió en un catalizador para el cambio, que involucró tecnología, personas y nuevas formas de trabajar.
Este es un punto crucial en cualquier proyecto ERP: los mejores resultados se obtienen cuando la implementación también se utiliza para corregir deficiencias y preparar procesos para la siguiente etapa del negocio.
El período de cierre contable se redujo de 20 a siete días.
Uno de los resultados más significativos fue la reducción del tiempo necesario para el cierre contable mensual.
Según el estudio de caso de Oracle NetSuite, el proceso, que antes tardaba unos 20 días, ahora se completa en siete. Esto representa una reducción de 13 días, equivalente a aproximadamente el 65 % del tiempo anterior.
La ventaja no reside únicamente en la rapidez. Con un proceso de cierre más ágil, los responsables pueden acceder a datos financieros actualizados en menos tiempo, identificar discrepancias y tomar decisiones con mayor seguridad.
Entre los principales avances que ofrece la nueva estructura se encuentran:
- Centralización de la información financiera y administrativa;
- Reducción de tareas manuales y reuniones;
- registros más precisos;
- mayor control sobre las operaciones en diferentes divisas;
- Integración entre contabilidad, compras y proyectos;
- Cierre financiero más rápido;
- Mayor fiabilidad para el análisis y la toma de decisiones.
La mayor agilidad permitió al equipo de finanzas reducir el tiempo dedicado a la consolidación de datos y asumir un papel más estratégico dentro de la organización.
Datos fiables para un área financiera más estratégica.
Cuando los datos están fragmentados, el departamento de finanzas necesita invertir tiempo y esfuerzo en verificar que la información sea correcta antes de utilizarla.
Con una plataforma integrada, este panorama cambia. Los profesionales comienzan a trabajar con una única fuente de datos, procesos más estandarizados y una mayor visibilidad de cada etapa de la operación.
En Venturus, Oracle NetSuite respaldó precisamente este cambio. El área financiera se sometió a una revisión de procesos que introdujo nuevos controles y creó las condiciones necesarias para adaptarse más rápidamente al ritmo del negocio.
La fiabilidad de la información también contribuye a actividades como las proyecciones financieras, el seguimiento de proyectos, el análisis de ingresos, la gestión de compras y la evaluación de los resultados organizativos.
De este modo, el departamento de finanzas deja de actuar simplemente como un área responsable de registrar lo que ya ha sucedido y comienza a apoyar de forma más activa la planificación de lo que sucederá a continuación.
Una estructura preparada para el crecimiento internacional.
El siguiente reto de Venturus era seguir creciendo, incluso fuera de Brasil. En el momento del proyecto, la institución ya contaba con una oficina virtual en Estados Unidos y buscaba expandir su presencia internacional.
Actualmente, el sitio web de Venturus indica que cuenta con una unidad en Atlanta, además de operaciones en Campinas y Manaus.
Para respaldar esta expansión, se necesitaba una solución capaz de operar a escala global.
NetSuite OneWorld ofrece funciones para gestionar diferentes empresas, unidades, monedas, normas fiscales e informes consolidados en una única plataforma.
La solución permite registrar transacciones en divisas extranjeras y realizar un seguimiento de la información financiera local y global con mayor coherencia.
Esto significa que Venturus puede entrar en nuevos mercados sin tener que reconstruir toda su estructura de gestión con cada expansión.
¿Qué pueden aprender otras empresas del caso Venturus?
La experiencia de Venturus ofrece valiosas lecciones para las empresas tecnológicas, las firmas de servicios profesionales y las organizaciones de rápido crecimiento.
El crecimiento revela procesos frágiles.
Las hojas de cálculo y los sistemas independientes pueden funcionar durante las primeras etapas de una operación. Sin embargo, a medida que aumenta el volumen de datos, proyectos y clientes, estas herramientas se vuelven más exigentes y generan mayores riesgos.
Implementar un sistema ERP también implica revisar los procesos.
El simple cambio de tecnología no resuelve los problemas estructurales. Es necesario evaluar los flujos de trabajo, las responsabilidades, los controles y las necesidades futuras para aprovechar al máximo el potencial de la plataforma.
El sector financiero puede impulsar la innovación.
Una empresa innovadora también necesita un departamento financiero moderno. Datos fiables, procesos integrados e informes ágiles crean las condiciones para tomar mejores decisiones e inversiones más seguras.
La expansión internacional debe comenzar con la infraestructura.
Las empresas que pretenden operar en otros países deben prepararse para las diferentes monedas, unidades de medida, normativas y necesidades de consolidación. Adoptar una plataforma global antes de que aumente la complejidad reduce los obstáculos futuros.
Tecnología para innovar por dentro y por fuera.
La historia de éxito de Venturus demuestra que la innovación no solo debe estar presente en los productos y servicios que se ofrecen a los clientes, sino que también debe formar parte de los procesos internos.
Al sustituir las actividades manuales y la información fragmentada por una plataforma integrada, Venturus ha logrado mayor agilidad, precisión y control.
La reducción del plazo de cierre mensual de 20 a siete días es un resultado concreto de esta transformación, pero las ventajas también se reflejan en la fiabilidad de los datos, la organización del área financiera y la capacidad de crecimiento global.
Active es socio oficial de Oracle y pionero en la implementación de Oracle NetSuite en Brasil. Con consultores certificados, experiencia en proyectos globales, nuestra propia fábrica de software e infraestructura de soporte especializada, ayudamos a las empresas que necesitan transformar sus procesos y construir una base sólida para el crecimiento.
¿Su empresa también enfrenta dificultades con sistemas desconectados, hojas de cálculo y procesos manuales? Hable con los expertos de Active y descubra cómo Oracle NetSuite puede integrar su gestión y respaldar el crecimiento de su negocio.
