Descubre las ventajas de utilizar software de gestión de proyectos.
La principal razón para usar software de gestión de proyectos es reducir significativamente el desperdicio. Datos de un estudio realizado por el Project Management Institute (PMI) muestran que por cada 1 millones de dólares invertidos en proyectos en EE. UU. en 2017, se desperdiciaron 97 millones de dólares debido a un desempeño deficiente. Esto representó una mejora significativa con respecto al año anterior, que generó pérdidas de 122 millones de dólares por cada 1 millones de dólares invertidos en proyectos, pero aún así significa que casi el 10 % de los recursos se desperdician.
Estos residuos están costando a las empresas de todo el mundo miles de millones de dólares y afectan a todos los sectores. “El pulso de la profesión” de PMI: 2017Se preguntó a los líderes empresariales qué consideraban prioritario a la hora de invertir en tecnología para lograr un mayor éxito en los proyectos. El 76% de los directores de la Oficina de Gestión de Proyectos y el 75% de los altos ejecutivos afirmaron que se trataba de una prioridad "moderada", "alta" o "muy alta".
La tecnología es fundamental para que los gestores de proyectos desempeñen sus funciones con mayor eficacia, y el software de gestión de proyectos es uno de los componentes más importantes de dicha tecnología. Las herramientas de gestión de proyectos han impulsado un cambio en la filosofía empresarial, especialmente en el sector tecnológico, y a su vez, se han visto transformadas por los resultados del cambio de paradigma que han catalizado. Más que nunca, las empresas están empezando a comprender el valor que pueden obtener al utilizar software de gestión de proyectos.
Las herramientas de gestión de proyectos permiten una mayor agilidad empresarial.
En los últimos años se ha producido un cambio en la filosofía empresarial, lo que ha afectado al diseño de las herramientas de gestión de proyectos. Las empresas han abandonado el enfoque en cascada y han adoptado una mentalidad ágil, lo que implica ciclos de proyecto más cortos y un desarrollo constante.
El enfoque de cascada, que antes era muy popular, recibió ese nombre porque el progreso fluye "hacia abajo".
La industria del software adoptó inicialmente el modelo en cascada propio de la industria manufacturera. Este enfoque rígido surgió por necesidad, ya que las modificaciones físicas en los productos son mucho más difíciles de implementar que las modificaciones en los productos de software. Los desarrolladores de software se dieron cuenta de que este método de desarrollo era ineficiente e inadecuado para el mundo de las TI, donde las modificaciones de productos son más fáciles de implementar. Su cambio de estrategia resultó ser contagioso en el mejor sentido posible, transformando las estrategias en todo el mundo empresarial.
Según Merriam-Webster, algo o alguien ágil se caracteriza por su capacidad para moverse con gracia, facilidad y rapidez. En un mercado cambiante, especialmente en el hipersensible mundo de las TI, los motores lentos son detectados y devorados. Las empresas, tanto dentro como fuera de este sector, deben adaptarse o perecer. El cambio hacia prácticas empresariales ágiles permite a las organizaciones adaptarse para sobrevivir y prosperar. La agilidad empresarial representa un cambio filosófico, pero las empresas ya han visto su impacto en sus finanzas.
Según el PMI, el 71 % de las organizaciones afirma haber utilizado metodologías ágiles «a veces», «frecuentemente» o «siempre». Se prevé que esta cifra aumente a medida que los mercados se vuelvan más competitivos y las empresas necesiten adaptarse con mayor rapidez que nunca. ¿Cómo puede una empresa adoptar prácticas empresariales ágiles? Consideremos la creciente relevancia y necesidad del software de gestión de proyectos. Un factor clave para que muchas empresas que buscan renovar sus filosofías empresariales obsoletas ha sido la selección e implementación de software de gestión de proyectos.
Invertir en el software adecuado puede aumentar la agilidad y transformar su negocio, pasando de ser un dinosaurio que se adapta lentamente a un innovador disruptor del mercado.
BENEFICIOS DEL SOFTWARE DE GESTIÓN DE PROYECTOS
El software de gestión de proyectos es un canal para mejorar la organización y, en última instancia, un motor de resultados, debido a la gran cantidad de beneficios que ofrece al usuario.
Según el PMI, el patrocinio de proyectos ejecutivos ha demostrado ser el principal motor del éxito de los proyectos. El patrocinio de los altos ejecutivos y sus equipos es importante, pero ¿cómo podemos involucrarlos activamente? La transparencia que ofrecen las herramientas de gestión de proyectos brinda a los ejecutivos un acceso sencillo para obtener una visión general rápida y completa de un proyecto. Las herramientas analíticas integradas permiten un análisis en profundidad basado en datos concretos, que los líderes pueden utilizar para definir la estrategia del proyecto.
La implementación y el uso de software de gestión de proyectos conllevan un mayor nivel de responsabilidad entre los miembros del equipo y la gerencia. Atrás quedaron los días de asignaciones ambiguas, plazos de entrega que cambian constantemente y comportamientos pasivo-agresivos por parte de los miembros del equipo que se quejaban de las diferencias en la carga de trabajo entre ellos y sus compañeros.
Con la información disponible en el panel de control de un software de gestión de proyectos, los miembros del equipo pueden analizar cada detalle del proyecto. Las herramientas de análisis de productividad y seguimiento del tiempo garantizan que el equipo se mantenga enfocado en sus tareas y cumpla con los plazos establecidos, sin necesidad de supervisión constante para asegurar que cada detalle se resuelva a la perfección. La previsión y la estimación de costos son habilidades fundamentales para todo gestor de proyectos. Gracias a los datos históricos de proyectos anteriores y la variedad de informes que el software de gestión de proyectos puede generar, los gestores de proyectos pueden prever y presupuestar con mayor eficiencia.
La colaboración es fundamental en el software de gestión de proyectos. Es necesaria en casi todos los proyectos debido a la interdependencia entre los distintos equipos y sus miembros. El desarrollo de la economía de servicios nos ha convertido en expertos, lo que significa que a menudo dependemos de otros para completar un proyecto. Las herramientas para compartir documentos, programar y comunicarse son funciones esenciales de colaboración que el software de gestión de proyectos ofrece a sus usuarios.
Los gestores de proyectos son responsables de asignar tareas y administrar los proyectos desde la concepción hasta su finalización. Esto implica procesar grandes cantidades de datos de proyecto en tiempo real y en constante cambio, y generar información útil a partir de ellos. Las herramientas de visualización de información transforman los datos en contenido legible y comprensible para el usuario. De esta manera, los gestores de proyectos pueden crear estas visualizaciones y mantener una visión global del proyecto sin perderse en los detalles del día a día.
La llegada del modelo de desarrollo ágil a muchas empresas implica ciclos de proyecto más cortos y el uso de herramientas como Scrum (reuniones diarias de equipos colaborativos) y Sprints (ciclos de trabajo breves que definen objetivos alcanzables en plazos más cortos). Otras herramientas incluyen Kanban, una herramienta de visualización y gestión de cambios donde las tareas del proyecto se colocan en un tablero público. Las empresas también utilizan la programación extrema, donde los cambios de desarrollo se implementan de forma continua, generalmente junto con los Sprints, en lugar de una vez cada seis meses o anualmente. El software de gestión de proyectos proporciona a las empresas la capacidad de administrar estas nuevas herramientas y cambios para aumentar su agilidad. Una mayor agilidad conlleva resultados tangibles en forma de menor desperdicio de recursos y reducción de costos.
El software de gestión de proyectos es fundamental para cualquier empresa que busque optimizar la asignación de recursos, reducir el desperdicio y mantenerse al día en un mercado cada vez más ágil. A medida que los ciclos de los proyectos se acortan y las empresas adoptan la agilidad que brinda el desarrollo constante, el software de gestión de proyectos se sitúa a la vanguardia, liderando el cambio.
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