[vc_row][vc_column][vc_column_text]En la publicación de hoy, presentaremos un resumen del artículo publicado por Jennifer Lonoff Schiff en la revista CIO de IDG, que informa sobre 11 errores comunes en el proceso de selección de sistemas ERP y algunas maneras de evitarlos. Consulta el artículo.
¿Cuándo conviene invertir en un sistema ERP?
Actualmente, los ejecutivos que optan por implementar un sistema ERP en sus empresas tienen varias opciones, desde sistemas locales hasta sistemas basados en la nube. Por lo tanto, el artículo de... Cio.com Solicitó a expertos en sistemas ERP que identificaran los errores más comunes que cometen los ejecutivos al elegir e implementar un sistema de gestión. Estos expertos también sugirieron cómo evitar dichos errores.
1. No recopilar cuidadosamente los requisitos.
“Es habitual transformar una empresa existente en un sistema ERP”, afirma Ed Feartherston, vicepresidente y arquitecto principal de Cloud Technology Partners, una empresa de consultoría.
Si bien esto es comprensible desde un punto de vista conceptual, es fundamental dedicar tiempo y esfuerzo al análisis de los procesos actuales como parte de la recopilación de requisitos del ERP. Implementar un nuevo sistema ERP representa una excelente oportunidad para identificar, mejorar y rediseñar los procesos de negocio. Automatizar un proceso deficiente solo acelera su ejecución.
De igual modo, «muchas empresas no logran identificar los puntos clave de uso del software ni mapear los procesos críticos antes de iniciar la migración a una nueva solución ERP», afirma Brian Berns, director ejecutivo de Knoa Software. «Es fundamental identificar y abordar los problemas empresariales críticos antes de la implementación para poder realizar los ajustes necesarios a los procesos obsoletos, ineficientes y complejos antes de simplemente trasladarlos a una nueva plataforma».
2. No incluir a los usuarios finales en el proceso de toma de decisiones.
“Al implementar un sistema ERP, muchas organizaciones centran su tiempo y esfuerzo en la aprobación de la dirección ejecutiva, cuando deberían involucrar a los empleados clave que utilizarán el sistema”, argumenta Kevin Beasley, director de informática de VAI, una empresa de software ERP.
“Es fundamental involucrar a los empleados, no solo al departamento de TI, sino a todos los departamentos de la organización: finanzas, operaciones, producción, inventario, etc.”, afirma. “La participación de las partes interesadas en cada etapa del proceso de toma de decisiones garantizará que todos estén comprometidos con encontrar e implementar la solución adecuada de la mejor manera posible”.
3. No presupuestar adecuadamente los recursos tecnológicos.
“A menudo, los líderes subestiman los gastos que implica una implementación, incluyendo el mantenimiento y el talento necesario para lograr el éxito del proyecto”, afirma Tim Webb, director de Servicios de Tecnología Corporativa de Robert Half Technology, proveedor de recursos tecnológicos. “Las organizaciones intentan lograr más con menos, lo que suele derivar en implementaciones fallidas. Por lo tanto, es fundamental dedicar tiempo a elaborar un presupuesto adecuado, teniendo en cuenta el talento que lidera la implementación, para evitar problemas o imprevistos en el futuro”.
4. No considerar las ventajas y desventajas de un sistema ERP local frente a un sistema ERP basado en la nube.
Antes de decidir entre una solución ERP local y una basada en la nube, «las empresas deben evaluar varios factores», afirma Mark Canes, presidente de Blue Link, proveedor de software ERP de contabilidad e inventario. «Por ejemplo, una implementación en la nube requiere una conectividad a internet adecuada, pagos por suscripción e incluye ventajas como la adaptación a los empleados que trabajan de forma remota. Por otro lado, una implementación local requiere un equipo de TI dedicado, servidores actualizados y hardware propio, además de una elevada inversión inicial, lo que resulta adecuado para quienes desean alojar el software en sus propios servidores».
El análisis para elegir la solución adecuada debe realizarse de acuerdo con la realidad y las necesidades de cada empresa.
“Con la adopción del ‘software como servicio’, que se está convirtiendo rápidamente en la plataforma predominante en las nuevas implementaciones de ERP, SaaS puede ser la solución perfecta para las organizaciones que han tenido implementaciones difíciles o problemas para mantener sus inversiones previas en ERP locales”, afirma Nathan Frey, socio de Information Services Group, una firma de investigación y consultoría tecnológica. “Si bien SaaS ofrece muchos beneficios, los clientes deben comprender los nuevos desafíos organizacionales que plantea este nuevo modelo”.
Las soluciones ERP SaaS no se pueden personalizar, y los usuarios se ven obligados a utilizar el sistema tal como fue diseñado. Elegir un sistema flexible y adaptable es fundamental para que las integraciones funcionen correctamente y los procesos no sean rígidos."La principal excepción a esta regla es Oracle NetSuite, que garantiza a los usuarios un alto grado de personalización mediante un conjunto de herramientas nativas de personalización, integración y desarrollo." Nota del traductor[dt_quote][/vc_column][/vc_row][vc_row][vc_column][vc_empty_space][/vc_column][/vc_row][vc_row][vc_column][vc_column_text]Además, es esencial que la solución SaaS migre automáticamente sus versiones, ya que estos costos adicionales de migración de versiones pueden comprometer el mantenimiento del sistema a mediano y largo plazo, además de hacer que el TCO (Costo Total de Propiedad) de las soluciones implementadas sea inviable.[/vc_column_text][/vc_column][/vc_row][vc_row][vc_column][vc_column_text]
5. No incluir una solución específica para el segmento de negocio en el proceso de toma de decisiones del ERP.
Al elegir una solución ERP, los ejecutivos suelen pasar por alto que existen excelentes empresas de software pequeñas que atienden a sectores específicos con necesidades especializadas, como la distribución farmacéutica. Estos proveedores de soluciones especializadas "pueden ofrecer funciones de personalización de software más específicas para la industria, que podrían adaptarse mejor a su negocio", afirma Canes.
Estas soluciones específicas no necesariamente reemplazan un sistema ERP; pueden integrarse en el proyecto para generar más valor para los procesos de negocio y facilitar el trabajo de los usuarios.
6. Quedarse deslumbrado por los recursos
«Las funcionalidades son importantes, pero no lo son todo», señala Nathan Brown, director de tecnología de EVS. «A menudo, una organización elige el ERP con la matriz de funcionalidades más extensa». En cambio, las empresas deberían considerar la trayectoria, la personalización, la flexibilidad y las capacidades de integración de la solución, así como la atención al cliente y la eficacia con la que la solución satisface las necesidades y los requisitos de la organización.
7. Implementar el sistema de una sola vez.
“Los sistemas ERP son complejos y no es posible determinar todos los requisitos de implementación por adelantado. Tras implementar el sistema, se capacita a los usuarios y luego se pone en marcha. Este es el modelo de implementación tradicional en cascada, y no funciona”, afirma Sunil Pande, director ejecutivo de VersAccounts, una plataforma ERP basada en la nube. “En cambio, se necesita un enfoque más ágil, donde la implementación se realice en pequeñas etapas, con la participación del usuario final en cada fase para determinar los requisitos, realizar pruebas, detectar deficiencias y luego repetir el proceso hasta la implementación completa”.
Con frecuencia, una implementación por fases, con procesos y recursos bien definidos, es una excelente opción para reducir riesgos y alcanzar los objetivos con mayor rapidez.
8. Ignorar la gestión del cambio
“La gestión del cambio es fundamental al implementar una nueva solución ERP”, afirma Jeff Carr, fundador y director ejecutivo de Ultra Consultants, una consultora independiente especializada en investigación y soluciones empresariales para los sectores de manufactura y distribución. “La capacidad de gestionar el cambio de manera efectiva es quizás la habilidad más importante que deben dominar ejecutivos, gerentes y empleados. Las transformaciones empresariales a través de un sistema de gestión no se concretarán sin una gestión eficaz del cambio en las tres áreas organizativas principales: personas, procesos y tecnología”.
«Con demasiada frecuencia, las organizaciones recurren únicamente a la tecnología para unificar y simplificar sus operaciones comerciales», afirma Akhilesh Tiwari, director global de Servicios de Aplicaciones Empresariales de Tata Consultancy Services. «Si bien los procesos y sistemas requieren un análisis exhaustivo, el factor humano necesita la misma atención y planificación estratégica que el resto».
Incluso las soluciones ERP basadas en la nube requieren gestión del cambio. «Las soluciones SaaS prometen procesos de negocio configurables e interfaces de usuario más intuitivas que las ofertas de software ERP anteriores», afirma Frey. «Esto suele llevar a las organizaciones a suponer que la gestión del cambio organizacional y la formación son menos importantes para los proyectos SaaS. Para evitar retrabajos y garantizar que los usuarios finales comprendan plenamente los cambios que se producirán en el momento del lanzamiento del ERP, las organizaciones deben identificar los cambios de proceso necesarios al inicio del proyecto de implementación», recomienda Frey. «Además, la formación de los usuarios finales debe considerar no solo los aspectos transaccionales de su rol, sino también la interacción con otros usuarios y con sistemas que no forman parte de la nueva solución. Con la formación adecuada, es probable que los usuarios acepten el nuevo sistema más rápidamente y con mayor éxito».
9. No invertir en el equipo de implementación ni brindarle apoyo.
“Estructurar el equipo interno de implementación y brindarle el tiempo y los recursos necesarios para ejecutar la implementación y la transformación empresarial asociada es uno de los pasos más importantes en un proyecto ERP”, explica Carr. “Un equipo exitoso requiere a las personas adecuadas, con poder ejecutivo y capacidad de decisión, para llevar a cabo el trabajo. Esto a menudo implica redistribuir las responsabilidades diarias”. Esto puede marcar la diferencia entre una transformación exitosa y una fallida.
10. Fallos de comunicación entre departamentos.
Para evitar este problema, Dave Goossens, vicepresidente ejecutivo de servicios profesionales de Unit4, proveedor de ERP, sugiere crear un plan de comunicación del proyecto para todas las fases. «Es importante formar un pequeño equipo central, compuesto por personas de diferentes departamentos, que se comuniquen y colaboren eficazmente y que tengan influencia en las áreas de negocio más afectadas por la nueva solución. Luego, asegúrese de que todos los involucrados estén siempre al tanto del progreso del proyecto y, a su vez, mantenga informados a todos en las áreas afectadas».
11. No tener un plan de mantenimiento.
“Implementar un sistema ERP lleva tiempo, pero el trabajo no termina una vez instalado correctamente”, afirma Beasley. “Las empresas deben implementar una estrategia de mantenimiento para asegurar que los empleados estén al tanto de las tareas necesarias para mantener y mejorar el sistema ERP periódicamente, evitando así que quede obsoleto. Los sistemas ERP desactualizados pueden poner en riesgo a las empresas debido a problemas de seguridad y fallos en sus procesos de negocio”, explica. “Contar con un plan definido y designar a la persona responsable del proyecto y el mantenimiento en cada momento garantizará que el sistema ERP funcione siempre correctamente y esté actualizado con las últimas aplicaciones”.
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