Debido al impacto de la pandemia, considerar un sistema ERP basado en la nube no solo como una opción más, sino como una medida crucial para que una empresa siga siendo competitiva, se ha vuelto imprescindible. Sin embargo, no todas las opciones de software que se comercializan como "en la nube" son verdaderas soluciones en la nube. Entonces, ¿cómo distinguir una solución genuina de una falsa? Lo descubrirá leyendo este artículo.
Tras el periodo de aislamiento social, la transformación de los hábitos de consumo se hizo evidente: los consumidores se adaptaron a nuevas prácticas y las incorporaron a su vida diaria. Quienes antes se resistían a comprar productos o servicios únicamente en persona, han tenido que adaptarse a los cambios en los formatos de compra en los últimos meses. Investigación realizada por Mastercard y Americas Market Intelligence (AMI). Esto reveló un incremento del 46 % en el número de compras en línea. Esto demuestra que la adopción de un sistema ERP basado en la nube ha alcanzado un nivel significativo de madurez en el mercado.
Quienes utilizan sistemas ERP ya han identificado las ventajas que el modelo en la nube aporta a sus negocios, lo que impulsa la migración a la nube en empresas que tradicionalmente desarrollaban software localmente. En esta guía definitiva sobre ERP, profundizaremos en el funcionamiento de esta herramienta y en por qué invertir en un ERP es fundamental para el éxito de su empresa.
¿Qué es un ERP basado en la nube y cómo funciona?
El ERP en la nube es un software que centraliza toda la información de la empresa en una única plataforma. A diferencia de los sistemas ERP locales, el ERP en la nube se aloja en servidores remotos, generalmente mantenidos por proveedores de servicios en la nube, lo que ayuda al usuario a mejorar los procesos internos de la empresa e integrar las actividades de diferentes departamentos, como inventario, finanzas y ventas.
La adopción de un ERP basado en la nube es fundamental para afrontar las transformaciones que impregnan prácticamente todos los sectores de la industria actual. La necesidad de agilidad en las operaciones comerciales es cada vez más crucial para superar los desafíos y adaptarse a la competencia, y la nube se presenta como la infraestructura que proporciona esta flexibilidad indispensable.
La herramienta funciona mediante una arquitectura de software alojada remotamente en servidores gestionados por proveedores de servicios en la nube. Para una mejor comprensión, a continuación compartimos los pasos principales de cómo funciona el software en la nube:
acceso a Internet
Los usuarios del sistema acceden al ERP a través de un navegador web, utilizando cualquier dispositivo conectado a Internet, como ordenadores, teléfonos inteligentes o tabletas.
Infraestructura en la nube
La infraestructura tecnológica, incluidos los servidores, el almacenamiento y la red, es mantenida por el proveedor de servicios en la nube, lo que elimina la necesidad de que la empresa mantenga servidores físicos en sus instalaciones.
Seguridad de datos
Los proveedores de servicios en la nube implementan rigurosas medidas de seguridad para proteger los datos de los clientes, como cifrado, cortafuegos y procedimientos de seguridad avanzados para evitar el acceso no autorizado.
Actualizaciones automáticas
El proveedor realiza automáticamente las actualizaciones de software, incluyendo correcciones de errores, mejoras de rendimiento y nuevas funciones, lo que garantiza que el sistema esté siempre actualizado.
Acceso remoto y movilidad con Cloud ERP
Los usuarios pueden acceder al sistema desde cualquier lugar, lo cual resulta especialmente útil para equipos distribuidos o gerentes que necesitan supervisar y tomar decisiones mientras están fuera de la oficina.
Escalabilidad
Esta herramienta es escalable, lo que permite a las empresas aumentar o disminuir su capacidad a medida que evolucionan sus necesidades, proporcionando la flexibilidad necesaria para gestionar el crecimiento o los cambios en las operaciones.
Diferencias entre un ERP local y un ERP en la nube
La diferencia entre un ERP local y un ERP basado en la nube es clara: el ERP local se instala directamente en los dispositivos y servidores de su empresa y lo gestiona su equipo de TI interno. El ERP basado en la nube, también conocido como SaaS (Software como servicio), se ofrece como un servicio de suscripción.
En un entorno de gestión ERP basado en la nube, los datos corporativos se almacenan en los servidores del proveedor y se accede a ellos a través de Internet, de ahí el término "en la nube".
Para utilizar la herramienta, la empresa solo necesita un navegador y acceso a internet, ya que el proveedor contratado se encarga de todo el soporte y la gestión. El sistema ERP basado en la nube se encuentra en los servidores del proveedor y se puede acceder a él a través de un navegador web, a diferencia del sistema ERP local, que se instala internamente en los ordenadores y servidores de la propia empresa.
Cómo identificar si un sistema ERP basado en la nube es auténtico o falso.
La primera pregunta es quién administra el servidor. Los proveedores de servicios en la nube ofrecen soluciones centradas en la nube desde la presentación del producto. Programan su software para que funcione de manera óptima como una solución totalmente alojada, desarrollando habilidades y experiencia en el alojamiento, mantenimiento y administración de software en cientos de servidores, además de implementar diversos niveles de redundancia de datos en sus propios entornos de nube.
Al optar por un proveedor de servicios en la nube genuino, es habitual que todos los clientes accedan a la misma solución en la misma infraestructura de nube, lo que proporciona acceso continuo e inmediato a las últimas actualizaciones del producto.
Los verdaderos proveedores de servicios en la nube también ofrecen una plataforma de personalización que permite no solo adaptar la herramienta a su infraestructura, sino también garantizar que todas las personalizaciones sigan funcionando tras el lanzamiento de mejoras del producto. De este modo, el administrador que utiliza la herramienta puede aprovechar rápidamente las últimas funciones y evita tener que volver a implementar las personalizaciones e integraciones existentes cada vez que se lanza una nueva versión del producto.
Otra forma de identificar la autenticidad de un sistema ERP basado en la nube es que, por lo general, cuenta con recursos financieros más sólidos y seguros, es altamente escalable y más fiable. Desde el primer uso, el proveedor de la nube se muestra transparente y demuestra durabilidad y escalabilidad.
Por otro lado, los sistemas ERP falsos que se hacen pasar por "basados en la nube" se ejecutan en las instalaciones del cliente; normalmente no alojan, gestionan ni mantienen estas soluciones en la nube. Transfieren esa responsabilidad a otro proveedor de servicios.
¿Por qué invertir en un ERP basado en la nube?
Contar con un sistema ERP (Planificación de Recursos Empresariales) basado en la nube puede ofrecer varias ventajas para la gestión de su empresa. Estas son algunas de ellas:
Fácil implementación
Implementar un sistema ERP en la nube es más rápido y sencillo que con los sistemas ERP tradicionales. Esta agilidad ofrece mayor flexibilidad y una capacidad más sólida para responder a los cambios dinámicos del mercado.
Toda la información en un solo lugar.
Una de las principales ventajas de los sistemas ERP es su excelente integración de plataformas, que permite a las empresas obtener un mayor valor comercial de otras tecnologías en la nube. A diferencia de los sistemas locales, donde las organizaciones suelen adquirir y utilizar productos distintos de forma aislada, los sistemas ERP basados en la nube facilitan la cohesión operativa en toda la empresa.
La tecnología en la nube, que abarca aspectos como la gestión de relaciones con el cliente y el análisis de datos empresariales, se ofrece generalmente como un paquete integrado, que incluye toda la información de forma más eficiente y permite análisis e informes más avanzados. Esto proporciona a su empresa un control más preciso sobre sus datos, ya que todas las herramientas utilizadas para analizarlos se almacenan en una única ubicación: la nube.
Actualizaciones automáticas
Como se mencionó anteriormente, el ERP basado en la nube permite la innovación continua mediante actualizaciones de software automatizadas o programadas por el proveedor de la plataforma. Este enfoque no solo ahorra tiempo y esfuerzo a los administradores de la herramienta en la implementación de actualizaciones, sino que también garantiza que siempre utilicen la tecnología más reciente y de alta calidad, lo que permite que el software evolucione al ritmo de la organización.
Otra ventaja importante es la consolidación de la plataforma. Esto significa que el proveedor de software se responsabiliza de la gestión de la seguridad, el almacenamiento, los centros de datos y otros aspectos, lo que permite a las empresas centrar su energía y atención en sus competencias comerciales principales.
Reducción de gastos mediante alianzas y otros costes.
Las preocupaciones relativas a la infraestructura física y al mantenimiento de los servidores se transfieren al proveedor de la nube, lo que reduce la dependencia de socios externos para el alojamiento y la gestión de servidores, lo que puede generar ahorros de costes.
Al adoptar un sistema ERP basado en la nube, es posible evitar los costos iniciales asociados con la adquisición de hardware y servidores locales. Además, los gastos de mantenimiento y actualización suelen ser menores, ya que son gestionados por el proveedor del servicio en la nube.
Gestión de datos eficiente
La capacidad de almacenamiento en la nube es escalable, lo que permite a las empresas gestionar grandes volúmenes de datos sin preocuparse por las limitaciones de espacio, lo cual resulta muy beneficioso para las empresas que manejan un gran volumen de transacciones e información.
Análisis en tiempo real con ERP basado en la nube.
El software ERP basado en la nube también ofrece acceso a análisis en tiempo real en cualquier momento del día, ya que está disponible las 24 horas del día, los 7 días de la semana, lo que permite a las empresas tener visibilidad inmediata de la información crítica en cuanto está disponible.
Acceso remoto
Con un sistema ERP basado en la nube, usted y su equipo pueden acceder a los datos y realizar tareas desde cualquier lugar con conexión a Internet, lo cual es especialmente útil para empresas con equipos distribuidos o para gerentes que necesitan supervisar el negocio fuera del horario laboral, como en casa, durante los desplazamientos o en un viaje, por ejemplo.
Integración con otras herramientas.
El software basado en la nube está diseñado para integrarse con otras aplicaciones y herramientas, lo que lo hace aún más eficiente en el intercambio de datos entre los diferentes sistemas utilizados por la empresa.
Escalabilidad
Como ya mencionamos, los sistemas ERP basados en la nube son escalables, lo que significa que se adaptan fácilmente al crecimiento de su empresa. Si aumenta el número de usuarios o la complejidad de las operaciones, la herramienta se puede ampliar fácilmente para satisfacer las nuevas necesidades.
Seguridad
El sistema implementa rigurosos protocolos de seguridad para proteger sus datos y los de sus clientes, como cifrado, cortafuegos y medidas avanzadas de ciberseguridad. Los datos suelen almacenarse en servidores distribuidos geográficamente, lo que proporciona redundancia y seguridad adicional.
Colaboración eficiente
Los sistemas basados en la nube facilitan la colaboración entre equipos, permitiendo compartir información y documentos al instante, lo que mejora la eficiencia y la comunicación interna de la empresa, independientemente de la ubicación física de los empleados.
Copia de seguridad automática
La mayoría de los servicios en la nube ofrecen copias de seguridad automáticas de sus datos, de modo que, en caso de fallos del sistema local, desastres naturales u otros eventos imprevistos, sus datos permanezcan seguros y puedan recuperarse rápidamente.
¿Qué áreas se pueden mejorar con un sistema ERP basado en la nube?
Diversas áreas de negocio pueden beneficiarse del software ERP basado en la nube, ya que esta plataforma está estructurada mediante módulos que satisfacen las necesidades específicas de la organización.
Cada uno de estos módulos ofrece las herramientas necesarias para mejorar las actividades de un sector corporativo específico. En conjunto, estos módulos pueden integrarse y operar de forma coordinada para beneficiar a la gestión de la empresa en su conjunto. Conozca los principales:
Facturación: responsable de simplificar la generación y el almacenamiento de facturas electrónicas dentro del sistema ERP;
Financiero: Responsable de automatizar las transacciones, desde cuentas por pagar y por cobrar hasta el control del flujo de efectivo, transacciones bancarias, etc.
Contabilidad: Genera y registra estados financieros, como estados de resultados, balances, balances de comprobación, etc.
Impuesto: Simplifica las declaraciones, los cálculos y los informes exigidos por las autoridades fiscales, abarcando SPED, eSocial, Sintegra y otros.
materiales: Responsable de gestionar los suministros de la empresa, desde la recepción de los artículos comprados hasta la inspección de calidad, la gestión de inventario, las alertas de compra, etc.
Compras: Automatiza las cotizaciones y los pedidos de compra, integrando la gestión de inventario y financiera para garantizar un control total y un equilibrio en las adquisiciones de la empresa;
Comercial: Organiza todo el flujo de ventas para optimizar las conversiones y recopila información interna de los clientes para mejorar la experiencia de los nuevos clientes potenciales.
Dado que los sistemas de gestión empresarial basados en la nube ofrecen integración de datos en toda la empresa, todos los departamentos operan de forma más sinérgica y precisa, y resulta posible ampliar la variedad de indicadores e informes para mejorar la toma de decisiones en equipo.
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