A diferencia de lo que muchos emprendedores han hecho en sus negocios, la gestión de compras no puede priorizar el precio sobre lo que es mejor para la empresa. Lograr que sea efectiva implica mucho más que simplemente ahorrar dinero.
Los requisitos que determinan qué es lo mejor para la empresa pueden variar según el sector, la ubicación, la estructura y el mercado. Por lo tanto, sin ordenarlos por importancia, hemos recopilado los principales consejos para mejorar la gestión de compras.
Selección de proveedores
Un error muy común, especialmente en Brasil, es elegir proveedores basándose únicamente en el precio, ignorando la calidad del producto. Al seleccionar al mejor proveedor, es importante considerar los siguientes puntos:
Solución: aquella que presenta la mejor solución técnica al problema, teniendo en cuenta la durabilidad, la usabilidad, la mejor apariencia visual, los efectos secundarios, etc.
Satisfacer la necesidad: aquella que mejor cumpla con las necesidades de la empresa, teniendo en cuenta la satisfacción, el tiempo de entrega, la fiabilidad y la puntualidad.
Idoneidad financiera: las condiciones de pago del proveedor que mejor se ajustan al flujo de caja de la empresa, mediante plazos y fechas límite.
Precio: el último aspecto a considerar es el precio más bajo. De hecho, idealmente, este debería ser el criterio de desempate solo cuando todos los demás criterios sean iguales.
Dimensión cuantitativa y financiera
Calcular la cantidad correcta a comprar de cada producto o materia prima es fundamental en la gestión de compras.
Si la cantidad comprada es inferior a la necesaria, se generan problemas comerciales por falta de existencias, lo que conlleva insatisfacción y quejas de los clientes, y dificultades en la producción, causando problemas con los plazos de entrega, aumento de costes, etc.
Cuando la cantidad comprada es mayor que la necesaria, tenemos el problema opuesto: el inventario ocioso representa una pérdida de dinero. Si la cantidad de dinero inactivo es excesiva, se produce un desequilibrio en el flujo de caja.
La cantidad comprada también afecta al coste del transporte, el almacenamiento, el espacio de almacén, la caducidad del producto, etc.
Reducción del plazo de entrega de las compras
Reducir el plazo de entrega de la compra significa disminuir el intervalo de tiempo entre la solicitud de compra y la disponibilidad del material.
Dos puntos clave para reducir el tiempo de entrega en las compras son la selección de proveedores y la mejora de la gestión del proceso de compra, garantizando que toda la información se mantenga actualizada, que todos los procesos se supervisen y que se tomen medidas preventivas para evitar problemas.
La implementación de un sistema de compras ayuda enormemente a reducir los plazos de entrega mediante la optimización de los procesos. Las tareas operativas que consumen mucho tiempo y son propensas a errores se eliminan prácticamente por completo con la automatización y el control de procesos.
¿Cómo puedo poner en práctica todos estos consejos?
En términos empresariales, la solución reside en utilizar la tecnología de la información para automatizar los procesos, reduciendo los errores y la dependencia del factor humano.
Un sistema de planificación de recursos empresariales (ERP) es ideal para eliminar errores y duplicación de información en toda la empresa. Sus beneficios para la gestión de compras son enormes y se extienden más allá de este ámbito, unificando y automatizando todos los procesos de negocio en todos los sectores.
Utilizado por las empresas de mayor crecimiento del mundo, este sistema aporta mucha más seguridad al negocio, ayuda significativamente a ahorrar recursos, aumenta la productividad y se adapta al crecimiento empresarial, contribuyendo activamente a él.
Un sistema ERP basado en la nube es esencial para las empresas que desean seguir siendo competitivas, ya que garantiza que las decisiones empresariales se basen en datos reales y no en conjeturas.
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