Cada día, las empresas generan una gran variedad de datos, pero no todos son relevantes para los procesos de gestión. Este texto, escrito por Mark Henricks, demuestra que encontrar los datos adecuados puede ayudar a reducir la complejidad en la gestión empresarial y la toma de decisiones.
Imagínese el funcionamiento diario de su empresa. Probablemente concluirá que un flujo constante de datos mantiene su negocio en marcha, desde el inventario hasta las cuentas por cobrar y el número de entregas puntuales. A menudo, el reto para los gerentes es cómo aprovechar adecuadamente estos datos.
Ante este desafío, los gerentes deben prestar atención a los indicadores clave de rendimiento (KPI), que se determinarán según las características de cada empresa. Los datos importantes para una empresa pueden no serlo para otra.
Ray Rebello, director de marketing de producto en Acumatica (empresa de software de planificación en la nube con sede en Bellevue), lo ejemplifica al afirmar que «si el inventario no es un problema para su empresa, no necesitará un KPI para ello; tal vez necesite un KPI sobre el número de productos devueltos o sobre el tiempo que sus empleados dedican al teléfono». Las circunstancias también sugieren diferentes indicadores. Los KPI para una presentación anual a la junta directiva probablemente serán diferentes de los que se utilicen en una reunión semanal de ventas.
Indicadores clave de datos
Entre los indicadores clave más utilizados se encuentran las cuentas por cobrar, las cuentas por pagar y los saldos de efectivo.
Para las organizaciones orientadas al marketing, los indicadores clave de rendimiento (KPI) que merecen especial atención podrían incluir el número de llamadas que realizan los vendedores y los presupuestos que envían.
Las empresas con líneas de producción pueden utilizar indicadores clave de rendimiento (KPI) que muestren el funcionamiento de los equipos principales y dónde se encuentran los cuellos de botella en la línea de producción, incluso en tiempo real.
Los indicadores que pueden mostrar cómo será la rentabilidad a largo plazo son el coste de adquisición de clientes y la retención de clientes.
Limitar los KPI para reducir la complejidad empresarial.
Incluso una empresa pequeña puede generar una gran cantidad de datos. software Las herramientas de contabilidad y planificación de recursos ofrecen paneles de control que pueden incluir numerosos indicadores clave de rendimiento (KPI). Sin embargo, los gerentes tienen tiempo y capacidad de atención limitados. Por lo tanto, es recomendable limitar la cantidad de indicadores que un gerente monitorea de cerca.
Inicialmente, los gerentes deben evaluar su propia capacidad para manejar diferentes indicadores. Pueden comenzar con hasta una docena y luego ajustar la cantidad hasta sentirse cómodos.
Prestar mucha atención a los indicadores
Los datos reflejan la realidad, pero no son la realidad misma. Por eso, los expertos y los directivos recomiendan cautela al sacar conclusiones basadas únicamente en datos. Esto puede convertirse en una trampa: la gente se centra tanto en las cifras que se olvida de los clientes.
También es importante tener en cuenta que los indicadores de hoy pueden ser menos relevantes mañana. Los gerentes deben reevaluar periódicamente si están observando los datos correctos. Si una métrica en particular no genera los resultados o comportamientos deseados, es importante modificarla lo antes posible.
Finalmente, si bien el uso de KPI puede reducir la complejidad empresarial, es importante decidir cuáles seguir, con qué frecuencia revisarlos y qué hacer con la información generada. Estas decisiones pueden ser de las más importantes que tome un gerente. La forma en que se aplique la información puede determinar el desempeño de la organización.
