Todo empresario desea aumentar la productividad de su negocio. El objetivo es mantener o mejorar la calidad del servicio, reduciendo al mismo tiempo el tiempo y los costes. Para lograrlo, es fundamental una buena gestión de procesos y de personal, y el uso de la tecnología resulta primordial.
Parece muy complicado, pero puede ser mucho más fácil de lo que imaginas. ¡Descubre 7 pasos esenciales para aumentar la productividad de tu empresa!
1 – ¡Organiza tu rutina!
Antes de empezar a organizar tu negocio, debes centrarte en la organización. Como líder, debes dar ejemplo a tus empleados, sobre todo en las áreas donde sueles exigirles resultados.
Para mejorar tu productividad, necesitas conocerte bien y saber en qué momento del día estás más dispuesto a trabajar. Con esta información, aprovecha ese periodo para abordar las tareas más complejas de tu agenda, evitando desperdiciar tus horas más productivas en actividades rutinarias.
Otro buen consejo es anotar todas tus tareas diarias. Además de brindarte una sensación de recompensa con cada actividad completada, este ejercicio te ayudará a concentrarte en acciones específicas. La noche anterior, puedes priorizarlas y llegar al trabajo listo para ser productivo. Simplemente no intentes hacer más de una cosa a la vez; terminarás antes si te concentras en una tarea a la vez.
2 – Detalla cómo funciona tu negocio.
Crea un organigrama de la empresa, detallando los departamentos y quién es responsable de cada uno. Analiza los procesos que realiza tu negocio y el recorrido que siguen estos procesos entre los departamentos hasta su finalización. ¿Quién realiza cada proceso y qué herramientas se utilizan? ¿A dónde se envían los informes de resultados? Finalmente, debes obtener el flujo de trabajo (o la falta del mismo) para cada actividad de la empresa.
3 – Eliminar los cuellos de botella
Al comprender todo el flujo de trabajo, debes analizar cada proceso e identificar cómo se pueden realizar con mayor calidad y menor costo. Para lograr una mayor eficiencia, debes pensar como si estuvieras creando una empresa nueva; no puedes conformarte con la vieja idea de que "siempre se ha hecho así".
Prepárese para considerar si algunos procesos pueden eliminarse por completo debido a la redundancia de tareas. Por ejemplo, dos departamentos que elaboran informes similares podrían agruparse para crear un único documento compartido con todos.
4 – Gestionar las transferencias de información
Más allá de eliminar las tareas sobrantes, es necesario analizar las interrupciones en el flujo de trabajo, como los proyectos que se estancan debido a la lentitud en alguna área, ya sea por sobrecarga de trabajo o por un bajo rendimiento de los empleados. Este retraso en el procedimiento suele notarse durante el traspaso de tareas, es decir, cuando una tarea pasa de un departamento a otro.
Sin embargo, si bien los traspasos de responsabilidades pueden generar problemas, la falta de delegación de tareas también puede perjudicar la eficiencia empresarial. Es muy común que los gerentes quieran concentrar muchas tareas en sí mismos, pero a medida que la empresa crece, es necesario aprender a confiar en los empleados. Delegar es la única manera de crecer.
5 – Trazar nuevos caminos
Todo análisis del flujo de trabajo y la identificación de cuellos de botella que deban eliminarse deben conducir a un rediseño de los procesos de la empresa. Esto implica trazar nuevas rutas y establecer nuevos estándares para la aprobación, ejecución, seguimiento y revisión de tareas.
Por lo tanto, algunas acciones deben analizarse diariamente (como los problemas de los clientes), mientras que otras pueden revisarse a lo largo de meses o años (como los valores y las estrategias empresariales). Lo que no puede suceder es dejar todo como está.
6 - Escuchar los comentarios
Una buena comunicación con los compañeros ayuda a agilizar los procesos, generar ideas y estrategias, y mejorar el compromiso.
Habla con tu equipo sobre cómo perciben sus actividades y pídeles sugerencias para mejorar los procesos o reducir sus costos. Aprovecha la oportunidad para motivarlos y mostrarles la importancia de cada persona dentro de la empresa.
7 – Invertir en tecnología
En la mayoría de estos consejos, es posible ahorrar tiempo y dinero utilizando un sistema de planificación de recursos empresariales (ERP). Organizar tus propias actividades, compartir tareas, supervisar procesos, identificar redundancias, delegar y recopilar comentarios: todo esto puede (¡y debe!) facilitarse con la ayuda de la tecnología.
Dependiendo de la complejidad del proceso, ¡puede resolverse con un solo clic! Al optimizar la mano de obra y los horarios de trabajo, se libera más tiempo para que todos puedan dedicarse a actividades realmente importantes y desafiantes.
Aumentar la productividad puede ser sencillo, siempre que se adopten las estrategias adecuadas. Y la implementación de un Sistema de Gestión Empresarial es, sin duda, la más eficiente de todas.
*Contenido inspirado en textos del blog de Oracle Brasil.
