Si hoy en día creas y gestionas presupuestos en Excel, no estás solo. Si tienes dificultades para convertir Excel en una herramienta eficiente, tampoco estás solo.
Sabemos que Excel es una potente herramienta de productividad personal, pero carece de las funciones necesarias para elaborar presupuestos precisos y completos, imprescindibles para la gestión empresarial moderna y también exigidos por la alta dirección y los consejos de administración.
Pero, ¿cómo saber si su empresa realmente necesita cambiar la forma en que gestiona su presupuesto?
Aquí hay 5 señales que te ayudarán a darte cuenta de que el control presupuestario en Excel ya no es eficiente para tu negocio:
1.) El proceso de elaboración del presupuesto lleva mucho tiempo.
Elaborar un presupuesto en Excel suele requerir varios pasos manuales, que generalmente comienzan con el acceso y la descarga de los resultados financieros del sistema contable de la empresa, la inclusión de los datos en diversos archivos de Excel, la creación de proyecciones de ingresos y gastos, la actualización de pronósticos y fórmulas, y la creación de informes que comparen la información real con la presupuestada. Es un proceso manual y que consume mucho tiempo.
Los cambios de última hora en los archivos de Excel son difíciles de gestionar, y es fácil olvidar actualizar los vínculos o las fórmulas.
2.) Es difícil consolidar los datos.
La elaboración de presupuestos suele requerir la consolidación de datos de toda la organización. La capacidad de acceder a diversas fuentes de datos en tiempo real es fundamental para elaborar un presupuesto eficiente; sin embargo, el tiempo necesario para consolidar estos datos es considerable y, además, puede existir una discrepancia significativa entre la información recopilada y los datos actuales.
3.) Hay muchas versiones de archivos.
Las plantillas de presupuesto en Excel se preparan, comparten y recopilan manualmente, lo que genera problemas de control de versiones. Dada la necesidad de múltiples versiones del presupuesto, resulta difícil identificar los últimos cambios en un documento; sin control de versiones, pueden producirse errores, que incluso podrían causar problemas de auditoría.
4.) Colaboración limitada
Cuando no se definen claramente todas las etapas del proceso presupuestario, los equipos financieros suelen tener dificultades para conseguir la colaboración y la participación de todos los departamentos necesarios para la elaboración y validación del presupuesto.
Sin embargo, durante el proceso de colaboración, es necesario compartir hojas de cálculo entre los participantes, lo que facilita que estos modifiquen involuntariamente fórmulas, vínculos e incluso eliminen filas y celdas. En resumen, este proceso de colaboración dificulta enormemente la visibilidad de los cambios, genera ineficiencia e incluso errores.
Otro punto muy importante es la ausencia de un proceso rastreable; es decir, con el presupuesto creado en hojas de cálculo de Excel, no es posible ver todos los cambios ni quién fue el responsable de ellos, lo que dificulta la investigación de errores. Por lo tanto, los equipos financieros terminan dedicando una parte significativa de su tiempo simplemente a verificar que las cifras estén actualizadas y sean correctas.
5.) La información se comparte accidentalmente con otras personas.
¿Acabas de enviar el archivo de Excel con la información salarial? Los presupuestos contienen información confidencial de la empresa, como gastos detallados de los diferentes departamentos e incluso salarios.
Cuando se utilizan varias hojas de cálculo en Excel, es más fácil enviar accidentalmente el archivo equivocado a las personas equivocadas o autorizar el acceso a las unidades compartidas incorrectas.
Tras observar todas las señales de que las hojas de cálculo de Excel ya no son eficientes para su negocio, descubra cómo el uso de un sistema ERP puede ayudarle a que este proceso sea más sencillo, rápido y eficiente.
Mediante Oracle NetSuite ERP, es posible automatizar los procesos de planificación y presupuestación centralizando todos los datos financieros y operativos de la empresa. Esto permite a los equipos financieros generar presupuestos y previsiones de forma rápida y sencilla, e incluso modelar escenarios y generar informes dentro del propio ERP, de manera escalable y colaborativa.
Mediante Oracle NetSuite, los equipos financieros pueden obtener el control, la colaboración y la visibilidad necesarios para desarrollar los planes financieros y operativos de sus organizaciones.
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